Emprendimiento e Innovación

#26 – Equipos remotos: 8 recetas para comunicar y no morir en el intento

Llevo más de 5 años trabajando remoto y liderando equipos bajo este modelo. Y en este tiempo me he convencido profundamente que es la mejor forma de trabajar y hacer fit con los nuevos profesionales y sus ritmos. Y pese a que hay algunas desventajas (puedes leer esté artículo sobre eso acá), la mayoría de las cosas son ganancias para la empresa, los colaboradores y la sociedad.

Una de las cosas más importantes para que el trabajo remoto o con equipos distribuidos funcione bien es tener un flujo de comunicación muy aceitado. Si la comunicación falla, el trabajo remoto falla. Y si el trabajo remoto falla, una empresa que abraza este modelo puede fracasar.

La comunicación es un acto de generosidad de compartir conocimiento y de escuchar activamente.

Y si es tan importante entonces, ¿qué es lo que un lider de equipo remoto debiera tener a la vista o un colaborador exigir para que funcione?

8 ideas a considerar para que la comunicación en equipos remotos funcione

1.- Sobre-comunicar

La comunicación es tan importante en los equipos remotos, que la primera regla es comunicar de más. Si no estás seguro si algo debe comunicarse o no, entonces comunícalo. Si no quieres molestar, molesta. Si no quieres incomodar, incomoda. Comunicar al trabajo remoto es como una pelota al fútbol. Sin ella no se puede jugar.

2.- Elegir los medios adecuados para comunicar

Elegir los canales para comunicar es algo que debiera establecer cada empresa según su cultura. No importa si tus videollamadas las tienes por Teams, Zoom o Meet, pero ten muy claro para que es cada herramienta y preocúpate de comunicarlo a tus equipos para que lo sepan. 

Como consejo, no uses WhatsApp con tus equipos para temas laborales (la gente lo usa para otras cosas y no quieres meter el trabajo en su intimidad). En mi equipo teníamos un grupo de Whatsapp solo para hablar de cosas externas y personales, y para emergencias laborales (ultra excepcional, lo que nos hacía entender que si algo laboral aparecía ahí, era un incendio de magnitudes). Otros ocupan un canal de Slack solo para conversación no laboral.

Intenta usar Slack (o similares) en vez de mandar emails. Y si es algo más permanente, te recomiendo Trello, Asana o Notion. Evita los correos si puedes (la gente gasta 20% de su semana en sus emails. No pongas más carga ahí).

3.- la importancia de la comunicación escrita

Todas las formas de comunicación son importantes, pero la comunicación escrita toma aún más relevancia. Ahí se juega gran parte de la información, la generación de confianzas y la construcción de cultura. 

Como buena práctica, además de los canales de comunicación base, intenta crear un blog interno (puedes hacerlo con WordPress, Medium o Notion). Este blog puede ser solo para comunicación interna (Notion funciona muy bien para eso) o puede ser también una herramienta para mostrarle al mundo la vida interna de tu empresa lo que ayuda con la marca empleadora, SEO y tantas virtudes interesantes (WordPress es una joya para eso). Mira el que usábamos en Vulcanopro en este link.

4.- Reuniones para verse las caras

A falta de esas interacciones casuales que se tienen en la oficina, intenciona reuniones para ponerse al día con los equipos o con individuos en particular. En nuestros equipos funcionaba muy bien usando un modelo inspirado en Scrum con ciclos de 2 semanas. Al principio de cada ciclo teníamos una reunión extendida de planificación amplia en equipos, y al final de cada ciclo una reunión “demo” donde se mostraban los entregables. A eso le sumábamos mini reuniones diarias para ver nuestros avances pero en equipos más pequeñitos. Con eso, nos veíamos entre todos más que nuestros mejores amigos 🙂 y el trabajo estaba siempre sobre ruedas.

Como consejo, haz que verse las caras sea obligatorio. Al tener la cámara prendida la comunicación funciona mejor. 

Pero sobre todo, ten en cuenta que las reuniones son 100% remotas o 100% presenciales. En los modelos mixtos este es uno de los principales errores que están cometiendo las empresas (nosotros lo cometimos también, pero aprendimos). Los que están en la misma sala tienen una comunicación entre ellos con gestos o dinámicas que solo ocurren presenciales. Si mezclas las dos cosas, quienes están a través de la pantalla se sentirán excluídos y las dinámicas de reunión no funciona bien.

Finalmente, si eres un lider, ten reuniones uno a uno como una práctica habitual. Te permite estar conectado con tus colaboradores. Sobre todo con su lado personal.

5.- Visibilizar cuando estamos disponibles

Hay variadas herramientas para esto, pero es clave saber cuando alguien está disponible o no. Puede generar ansiedad que no te respondan inmediatamente, pero es totalmente lógico que así sea. Sobre todo en los equipos asíncronos (que tienen horarios flexibles y se conectan a diferentes horas o en husos horarios distintos).

Algunas veces alguien está trabajando concentrado, o tomando un descanso, o en una reunión. Y al no verlo, creemos que está disponible para contestarnos ahora mismo. Deja los mensajes, etiqueta o busca el mejor modo para que vea tu mensaje cuando tenga un minuto. Si es realmente urgente, generen algún método para esos casos. Pero recuerda. No dejes de comunicar.

6.- Construir confianzas y quitar las fricciones

Con Consultok nos dimos cuenta y profundizamos en que a las personas les da vergüenza preguntar. Le temen a quedar en ridículo o a preguntar algo que no sea lo “suficientemente inteligente”. Ese es un cancer para las organizaciones y la comunicación. Pregunta siempre, y responde siempre.

Este es uno de los desafíos más duros para las empresas, sobre todo para las grandes organizaciones por que se relaciona con la cultura corporativa. Pero es clave ir avanzando en esta dirección. Si pedimos que se comunique de más, muchas veces habrán preguntas con respuestas obvias o que no aportan mucho valor, pero ese exceso también traerá preguntas increíbles que estaban atrapadas en el miedo de hacerlas.

Una buena medida para optimizar esto son los directorios de colaboradores que ayudan a dirigir las preguntas de mejor forma a quien corresponda (Notion y Pingboard pueden ser buenas soluciones). Aunque ojo; intenta que la comunicación sea siempre en canales públicos, por que la respuesta le puede ser útil a otras personas (por eso tampoco los mails son la mejor forma de comunicarse internamente). 

En nuestras empresas, salvo casos muy excepcionales y personales, intentábamos que la comunicación siempre fuera pública. Para los que usan Slack, nuestra proporción de comunicación en canales públicos/privados era de 85%/15% cuando lo empujábamos.

7.- Contratar comunicadores

Contratar es una de las cosas más importantes para construir y desarrollar una cultura corporativa, y contratar personas que comunican bien, es una de las mejores formas de establecer una cultura de la comunicación.

En nuestras empresas muchos tenían blogs personales, eran activos a nivel de presencia digital o nos mandaban muy buenos correos para postular a un cargo. Y no eran solo los periodistas del equipo, si no que los developers o del área que fuera.

En otro artículo hablamos de la calidad de los postulantes que son viajeros (puedes verlo acá), los blogueros también son grandes opciones.

8.- Experimentar permanentemente nuevas estrategias de comunicación

Todos los puntos anteriores son solo algunas de las “técnicas” que usábamos nosotros en nuestros proyectos para potenciar la comunicación, pero es deber de todos (no solo de los liderazgos) experimentar con mejores herramientas o estrategias para que la comunicación se potencie. Los líderes o las áreas de “personas” deben incentivarlo y permitirlo. Pero este es un rol de todos los colaboradores de una empresa.

Y tú, ¿conoces otras estrategias valiosas para esto?

POST QUE SE ENMARCA EN EXPERIMENTO DE 50 DÍAS

Este artículo se enmarca dentro de un experimento de 50 días que busca implementar un pequeño life hack de mejoras marginales en el cuál escribiré 50 artículos, haré 5.000 abdominales y leeré 1.000 páginas de un libro en otro idioma. Puedes ver los detalles aquí.

Pequeñas conclusiones

1.- En escribir este micro post me demoré 1 hora 10 minutos incluyendo la carga, encontrar las fotos y todo lo necesario.

2.- En hacer 100 abdominales me demoré un poco menos de 3 minutos en 5 series de 20 y algunos segundos de descanso entre cada una.

3.- 20 minutos leyendo 20 páginas del libro “Tiny Habits“ de BJ Fogg.

TOTAL: 1 hora 33 minutos – 26/50 (52%) del desafío completo.

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